通知
大衡山胡氏全体宗亲：
我们是同根同族，一脉传承的胡公安国后代，为弘扬胡氏精神和传承湖湘文化，在中华民族传统节日——清明节到来之际，大衡山胡氏宗亲联谊会决定组织各房各支宗亲500 余名代表，到湖湘学派奠基人——安国公父子墓地——隐山，举行祭祀大典，同祭始祖，彰显孝心。现将有关事宜通知如下：
1、祭祀时间：2017年4月3日上午。
2、祭祀地点：湘潭县排头乡隐山村安国公父子墓地。
3、参祭人员：大衡山胡氏宗亲联谊会、理事会全体组成人员，各房各支宗亲。
4、从即日起开始报名，由各房的负责人负责宣传，接受报名登记。
5、报名参祭人员每人交祭祀活动经费100元，活动经费在报名时一并交各房负责人统一收取。
6、各房参祭人数有名额限定，以报名先后为序。报名截止日期为3月25日下午5时。如有报名超员或不能满员的房别，需截止日期前报告本组委会秘书组进行调节。
7、参祭人员往返交通各房自己解决，交通费自理。各房负责人要提前联系安排好车辆，严禁无牌无证车辆参与，凡参祭车辆一律服从交警、安保人员统一指挥。严禁骑摩托车载人前往。
8、参祭人员一律着素色服装，到达集合地点后，分房別进入方阵，保持举止严谨，文明祭祀，注意公共卫生。
9、本通知未尽事宜可随时联系，联系电话0734—5812613，15367070313。
大衡山胡氏清明隐山祭祖组委会
2017.03.10
大衡山胡氏清明隐山祭祖方案
同根同族，一脉传承的安国公后代，在大衡山（衡山、衡东、南岳）生活、繁衍了七万余安国公后裔。继去年大衡山胡氏宗亲联谊会正式成立后，为弘扬胡氏精神和传承湖湘文化，在中华民族传统节日——清明节到来之际，大衡山胡氏宗亲联谊会决定组织各房各支宗亲500 余名代表，到湖湘学派奠基人——安国公父子墓地——隐山，举行祭祀大典。同祭始祖，彰显孝心，弘扬发展湖湘文化精神，国泰民安，万代昌荣。现将活动相关事项安排如下：
一、 祭祀时间：2017 年 4 月 3 日上午。
地点：湘潭县排头乡隐山安国公夫妇，五峰公墓前。
二、 参加祭祀人员：大衡山胡氏宗亲代表 500 人（具体名额由秘书处按房别人丁多少确定，并指定每房负责人）、湘潭本地胡氏宗亲代表及省、市、县、乡、村等特邀嘉宾。
三、 祭祀大典组织单位及组委会。
组织单位：大衡山胡氏宗亲联谊会。
协办单位：排头乡政府、乡文化站。
顾问：许伟成（排头乡党委书记）。
主任：胡国民。
副主任：唐晓坤（排头乡乡长）、谢赞坚（排头乡文化站站长）、胡湘岳、胡融峰、胡建平。
委员：大衡山胡氏宗亲联谊会常务副会长胡杨菊云、胡经元、胡文新、胡定华、胡义仲、胡义发、胡新清、胡利文、胡蔚东、胡宏平、胡冬成、胡建中、胡国平、胡国祥。
本次活动设定 5 个工作小组，各组职责如下：
1、秘书组：
组长：胡融峰，副组长：胡岚、胡蔚东、胡国祥、胡杨庆国、胡伯恺。成员：由组长根据任务组织合适人员。
任务：
①负责起草清明隐山祭祖方案，广泛征求、收集各方面意见，发布信息。
②负责书写参祭人员通知和须知，分配各房参加祭祀人数，指定各房负责人，最后将准确参祭人数和名单以文本交付祭祀组、安保组现场掌握实施。通知各房负责人收取每人100元的祭祀活动经费，活动经费交宗亲会出纳杨晓萍入帐支付。
③撰写好祭文，特邀嘉宾邀请函等相关文件。组织整个活动中的摄影，照相事宜。及时将实况向各胡氏网站、胡氏微信群发送。
④对各组策划的祭祀活动程序以及祭祀活动的仪式进行审查。
⑤制作车贴，发放至各房别参祭车辆。协同祭祀策划组做好整个祭祀活动现场布置。
2、祭祀策划组：
组长：胡经元， 副组长：胡杨菊云、胡文新、胡定华、胡玮、胡启元、胡云樵。
任务：
①祭祀活动的主持、礼仪人员的安排。
②祭祀活动实施细则的策划。祭祀活动中的祭品（三牲、三果、纸钱、香烛、烟花编炮等），道具（龙、狮、金、鼓、号、锣鼓唢呐等）的准备和祭完后的收回。
③营造祭祀活动现场的气氛，根据现场情况，预计制作好族旗、族徽，横幅，彩旗，房标等。
④在黃荆坪小学操场设定队伍顺序、方阵排列，指导工作人员按规范的动作方式执事，配合安保组指挥好队伍入场。
⑤按照胡氏古代祭祀仪式和现代祭祀模式及当地风俗，将此次活动策划成隆重、庄严、具有独特浓厚的祭祀气氛效果。3月10日前将整个策划方案报送秘书组，经审定后汇总送排头乡党委、政府审查对接。
3、外联协调组：
组长：胡国民 副组长：胡湘岳。根据可需要安排其他人员协助。
任务：
①联系排头乡党委、政府领导并通报本次祭祀活动的组织慨况。请求协办单位做好安保，活动场地，用餐场地的准备以及电源、器材、音响等等方面的支持。
②邀请具有一定地位的胡姓嘉宾宣读祭文。邀请有关媒体人员进入祭祀活动中采访报导。发函邀请排头乡党委、政府领导、乡文化站负责人、黃荆坪小学校长、隐山村党支部书记、村长及隐山当地胡氏宗亲代表等作为特邀嘉宾光临。
③负责祭祀当日嘉宾的接待、陪同等。
④安排调度公共用车，协调各组之间的工作关系。
⑤安排处置突发事件。
4、祭务、安保组。
组长：胡建平，副组长：胡义仲、胡冬成、胡国平、胡国志、胡玉昆（女）。
任务：
①在集合场所宣布本次活动的安保规定，要求各房负责人服从本组的各项安排，要求参祭人员听从统一指挥。
②负责落实停车场地和开餐场所。
③4月3日上午指挥各路车队缓慢有序地进入黃荆坪小学操场，安排车辆有序停放。配合当地公安、交警人员做好治安和车辆管理工作。禁止非参祭车辆和人员进入黃荆坪小学操场，禁止参祭人员随意走动。保障列队有序，文明参祭
④按秘书组提供的已交纳祭祀费的参祭人员名单和人数做好签到，发放祭祀绶带和饮用水。特邀嘉宾由嘉宾本人签到领取，并引导到指定嘉宾场地。
⑤在文定公墓前场地安排好各房参祭人员位置，（用石灰标记），要求每房负责人举房标列队首，其他参祭人员在本房标后依次列队。
特别说明：本次活动安保工作任务重、压力大，必须认真组织和指挥，并将各项任务分工责任到位，也拜托所有参祭人员包容、支持、服从。
5、生活后勤，医务保障组
组长：胡利文， 副组长：胡新清、胡宏平、胡新平、胡平佳、胡劲民、胡印林、杨晓萍、胡玲俐。
任务：
1、4 月 3 日祭祀中餐的安排，厨师队伍的确定，生活物资的采购（具体开餐人数由秘书组提供）。
2、确保食品质量，卫生，严防食物中毒等事情的发生（制定相关的卫生措施）。
3、适当准备急病救治药品，如有突发病人立即送医。负责矿泉水的采购（如下雨则每人配发一次性雨衣一件）。
4 本次遗漏安排的必要物品的补充采购。
5 本次活动资金的支付、报帐（本次所有费用均单独列支，在宗亲会监事会的监督下进行公布）。
6、黃荆坪小学内开餐场地和操场的卫生清扫，由承包中餐的厨师队伍负责，请该校校长检查督促至清洁为止。
7、负责检查各个活动场地中应收回的所有的财物。
四、 经费来源及开支公示。
凡报名参加本次祭祀人员，每人交祭祀活动费100 元，计划开支，尽量做到不超支。宗亲会的监事会派人进行开支核算，公示，如有结余物资及现金均纳入宗亲会财务收入，新添置的各类旗, 标收回交宗亲会保管。
五、 本次活动车辆组织安排：
1各房前往隐山参祭人员的交通自备，车费各房自理。必须每车坐满，但不超员，严禁骑摩托车载人前往。
2 所有车辆均在出发时统一贴上专用编号车贴，由各房负责人到秘书组领取。
3 南岳、后山的车辆统一在 4 月 3 日上午 8 点半，到达岳临高速白果路口集合，由胡文新负责组织。衡山前山片及衡东的车辆于 4 月 3 日上午 8 点前到达衡山大道神龙大酒店前的非机动车道集合，由胡湘岳、胡冬成负责组织。
4 集合后车辆必须依次序行进，严禁你追我赶，不得超越领队车辆。所有车辆汇合隐山后，统一听从安保组人员的指挥。
5 安全第一，严禁无牌、无证驾驶，坚决做到“喝酒不开车，开车不喝酒”。
6 祭祀活动的所有人员均乘原车返回，各房负责人清点好自己的人数，做到不丢不弃的负责宗亲平安到家。
六、 本次活动的统筹安排胡湘岳，电话18873459333，请各位宗亲对活动安排存在的不足之处提出建议和意见。为了活动的圆满成功，3 月 26 上午九时，请本次活动的各房负责人、各组组长、副组长到大衡山宗亲会办公室参加总调度会。会议由胡湘岳主持。
大衡山胡氏宗亲联谊会
2017 年 3 月 10日
